PCデータ整理術 ◆ 勉強してきました!

 

本日、高崎市商工会議所にて 上口まみ先生の「PCデータ整理で業務効率改善」セミナーを受講してきました。

大きな声では言えませんが、整理収納の仕事しているのに、PCデータの管理が 今一つスッキリしないのが悩みでした。


目からウロコだったのは

「リアルの片づけと パソコンの整理のやり方は違う」ということ。

この一言で、かなりスッキリしました。

  

リアルな片づけの基本は

 

【 整理 】

要、不要、迷う物を選別し不要品は手放す

 ↓

【 収納 】

必要な物を使いやすいように収納、

迷う物は一時保管

 ↓

【 日々の整頓 】

 

そして、お客様に良くお伝えするのは、整理する前に 家具や収納用品を購入しないほうが良いということ。それは、物の量や収納場所が決まっていないのに購入してしまうと、無駄になってしまう事があるから。

 

対して、PCデータ整理は

 

【 フォルダ設計図 】の作成

 ↓

【 収納 】

フォルダの作成、データー移行

 ↓

【 整理 】

未使用データや用途が不要なデータが残るので、それを削除

 ↓

【 維持管理と時々の見直し 】

 

なんと「整理・収納』が逆だったのです。

 

また、上口先生のデスクトップ画面には  フォルダやファイルが一切ありません。

先生いわく

『デスクトップにフォルダやファイルを保存しないことで データの管理意識が高まり、お客様からの信頼感があがる』とのこと。素晴らしい。

 

ときどき、画面いっぱいにファイルやフォルダがあるパソコンを見かけます。

一見、全部見えていて 対象物を探しやすいように感じるが、実は探しにくいのです。

 

『人間のワーキングメモリーは、一度に四つまでしか処理できない』 (米研究)

 

こちらはリアル片づけと同じで、引出がたくさんあるよりも 4つ程度の引出の中がさらに4分割などに分かれていた方が、物は探しやすいのです。

 

PCフォルダの階層も ベストなのは4階層なのだそうです。

 

皆さんも PCデータ整理を実現して業務の効率化を図りましょう!