こんにちは《暮らしもこころも整える》整理収納計画くらこことっと 久保かをる です。
本日、高崎市商工会議所にて 上口まみ先生の「PCデータ整理で業務効率改善」セミナーを受講してきました。
大きな声では言えませんが、整理収納の仕事しているのに、PCデータの管理が 今一つスッキリしないのが悩みでした。
目からウロコだったのは
「リアルの片づけと パソコンの整理のやり方は違う」ということ。
この一言で、かなりスッキリしました。
リアルな片づけの基本は
【 整理 】
要、不要、迷う物を選別し不要品は手放す
↓
【 収納 】
必要な物を使いやすいように収納、
迷う物は一時保管
↓
【 日々の整頓 】
そして、お客様に良くお伝えするのは、整理する前に 家具や収納用品を購入しないほうが良いということ。それは、物の量や収納場所が決まっていないのに購入してしまうと、無駄になってしまう事があるから。
対して、PCデータ整理は
【 フォルダ設計図 】の作成
↓
【 収納 】
フォルダの作成、データー移行
↓
【 整理 】
未使用データや用途が不要なデータが残るので、それを削除
↓
【 維持管理と時々の見直し 】
なんと「整理・収納』が逆だったのです。
また、上口先生のデスクトップ画面には フォルダやファイルが一切ありません。
先生いわく
『デスクトップにフォルダやファイルを保存しないことで データの管理意識が高まり、お客様からの信頼感があがる』とのこと。素晴らしい。
ときどき、画面いっぱいにファイルやフォルダがあるパソコンを見かけます。
一見、全部見えていて 対象物を探しやすいように感じるが、実は探しにくいのです。
『人間のワーキングメモリーは、一度に四つまでしか処理できない』 (米研究)
こちらはリアル片づけと同じで、引出がたくさんあるよりも ４つ程度の引出の中がさらに４分割などに分かれていた方が、物は探しやすいのです。
PCフォルダの階層も ベストなのは４階層なのだそうです。
皆さんも PCデータ整理を実現して業務の効率化を図りましょう！
